Alla bolag måste upprätthålla en aktiebok. När du startar bolag så är detta dock en uppgift som lätt kan glömmas bort eller misskötas, när du bara vill fokusera på själva byggandet av bolaget. Men att missköta aktieboken kan skapa en administrativ oreda och leda till tungt extraarbete. Det kan därmed få onödiga konsekvenser när bolaget växer.
I den här artikeln går vi igenom vilka som behöver ha en aktiebok, vad du behöver tänka på för att undvika misstag, och varför en digital plattform är att föredra för att säkerställa en korrekt och uppdaterad aktiebok.
Vad menar vi med aktiebok?
En aktiebok är ett formellt register som dokumenterar ägandet av aktier i ett bolag. Den håller reda på vilka personer eller enheter som äger aktier i bolaget, hur många aktier de äger och eventuella förändringar i ägandet över tid. Aktieboken fungerar som ett juridiskt bevis på aktieägarnas rättigheter och ger dem möjlighet att delta på bolagsstämmor och fatta viktiga beslut och erhålla utdelning.
Vilka bolag måste ha en aktiebok?
Alla typer av bolag behöver ha och upprätthålla en aktiebok, särskilt aktiebolag och företag med flera aktieägare. Aktiebolag är enligt aktiebolagslagen skyldiga att föra en aktiebok och hålla den korrekt och uppdaterad. Men det är definitivt en bra idé även för andra företagsformer för att skapa transparens och säkerställa att registreringen över ägare fungerar som den ska.
Även om alla bolag måste ha en aktiebok, så är det vissa bolag som behöver lägga mer energi på den än andra. Om du till exempel har ett bolag med endast ett par ägare, och det inte sker några ägarförändringar behöver du inte fundera särskilt mycket på din aktiebok. Våra rekommendationer kring att digitalisera och effektivisera processer med aktieboken riktar sig mer mot bolag där det ofta sker ägarförändringar och nyemissioner, vilket kräver stor administration i aktieboken.
Konsekvenser av att missköta aktieboken
På Kaptena upptäcker vi fel i aktieboken hos majoriteten av de bolag som ansluter sig till tjänsten Kapclear. Det kan röra sig om att nya aktieägare inte är införda i aktieboken, eller att någon till och med sålt en aktie två gånger. Det är inte heller ovanligt att antalet aktier är fel.
Skulle det vara så att något i din aktiebok inte stämmer, kan det leda till tråkiga och kostsamma konsekvenser. Dessutom är alla eventuella fel styrelsens ansvar, vilket är bra att känna till. Det är lätt att tänka “det där sköter någon annan”, men det är styrelsemedlemmarnas ansvar att aktieboken är uppdaterad och förd på korrekt sätt. Som styrelseledamot har du givetvis annat att tänka på, därför vill du inte göra aktieboken till ett orosmoment.
De värsta konsekvenserna är böter eller fängelse, vilket kan bli aktuellt vid lagbrott. Alla fel eller misstag leder dock till extra administrativt arbete som du helst hade sluppit. Men något som är extra tråkigt vid simpla missar, är ett minskat förtroende hos aktieägare och investerare. Hur ska du kunna bevisa för nya investerare att de kan känna sig trygga i ditt bolag, eller för aktieägare att de ska behålla aktier hos dig, om du inte har stenkoll på siffrorna hos dina nuvarande aktieägare?
3 tillfällen då det är extra viktigt att hålla ordning i din aktiebok:
- Vid en börsnotering. När ni ska börsnoteras och gå över till att använda en CSD, i Sverige finns det bara en för börsnoterade bolag så kommer ni att genomgå en ordentlig granskning. Om man hittar några fel i din aktuella aktiebok här, eller i din historik, så kommer din CSD-anslutning att fördröjas och det krävs mycket administration för att lösa felet så fort som möjligt.
- Vid företagsförändringar. Vid exempelvis en nyemission så krävs det ofta ett stort arbete med aktieboken. Teckningssedlar, anmälningar, betalningar, hålla ordning i Excel-dokumentet etc. När det är så mycket administrativt arbete och så många personer inblandade så ökar risken för fel, vilket skulle försvåra hela processen av en nyemission. Denna process underlättas av en digital aktiebok eller investerarbok.
- Vid revisioner. För alla aktiebolag finns det lagkrav på revision. Det innebär att revisorn bland annat tittar på aktieboken en gång per år för att säkerställa att allt är korrekt. Här kan du minska revisionsarbetet genom att tillhandahålla en inloggning till en digital aktiebok, snarare än att krångla med filer eller fysiska papper, som inte alltid är uppdaterade eller aktuella.
Bästa aktieboken är digital!
Många bolagsägare sitter idag med ett eller flera Exceldokument för att hålla reda på vem som är ägare till akterna. Det inkluderar vi både privatpersoner, bolag och försäkringar, men också andra värdepapper som obligationer, teckningsoptioner och konvertibler som bolaget har emitterat.
Vissa har till och med fysiska pärmar, där man samlat dokument sedan flera år tillbaka, vilket kan vara ännu svårare att hålla reda på, och framför allt är det inte särskilt tillgängligt för aktieägare som vill in och kika på sina siffror. Dessutom skapar det extra mycket administrativ börda vid till exempel nyemissioner.
Vi rekommenderar att du i stället går över till en digital plattform som hjälper till med hanteringen av aktieboken. Där kan bolagsägare administrera alla ägare och alla siffror, och samtidigt kan aktieägare gå in för att se att allting är som det ska, och hela tiden hålla sig uppdaterad på vem som äger vilka aktier, och hur många.
Ett exempel på en sån tjänst är vårt eget Kapclear – det är som en CSD fast för onoterat och betydligt bättre och mer kostnadseffektivt! Vi erbjuder den här tjänsten via vår plattform som du kan läsa mer om här.
Därför bör du ha en digital och uppdaterad aktiebok
Oavsett vad du använder för typ av aktiebok så vill du ha ordning och reda, vilket innebär att hela tiden se till att aktieboken är korrekt och uppdaterad. Men det finns flera anledningar till att hålla sin aktiebok uppdaterad och digital. Här kommer 6 fördelar med en digital aktiebok:
- Juridisk efterlevnad: En korrekt och uppdaterad aktiebok säkerställer att bolaget följer gällande lagar och regler, inklusive aktiebolagslagen. Det minimerar risken för rättsliga tvister och ger en stark grund för juridisk efterlevnad.
- Transparens och ägarrättigheter: En aktiebok ger tydlighet och transparens kring ägandet av bolaget. Det ger aktieägarna möjlighet att utöva sina rättigheter, som att delta i bolagsstämman och rösta i viktiga beslut och rätt att erhålla utdelning. Plus att det bidrar till ett ökat förtroende för bolaget om det är lätt för aktieägarna att se över sitt aktieägande.
- Ökat förtroende från investerare: En korrekt och uppdaterad aktiebok ger potentiella investerare och intressenter en tydlig bild av bolagets ägarstruktur och ägarnas engagemang. Det ökar både förtroendet mellan bolag och investerare, och underlättar också kapitalanskaffning genom till exempel nyemissioner.
- Minskade kostnader: I lite större bolag anlitar man ofta advokatfirmor som får se över aktieboken och säkerställa att allt är korrekt. Här blir det ofta väldigt dyrt, speciellt när man gör flera aktiebyten och emissioner. Det blir givetvis oftast korrekt, men hade du i stället använt en digital plattform som aktiebok, hade du kunnat spara in en hel del kostnader.
- Effektivitet och tillgänglighet: En digital aktiebok gör det möjligt att snabbt komma åt och hantera sin aktieinformation. Den kan enkelt uppdateras och delas mellan berörda parter, vilket sparar tid och minskar risken för felaktigheter.
- Ökad säkerhet och skydd: Genom att använda säkra digitala plattformar och krypteringsteknik kan en digital aktiebok skyddas mot förlust, stöld eller skada som kan uppstå med fysiska dokument.
Vad ska aktieboken innehålla?
En aktiebok bör innehålla följande information:
- Aktieägarens namn och kontaktuppgifter (personnummer, organisationsnummer, postadress)
- Aktiernas nummer.
- Antalet ägda aktier och eventuella överföringar eller ändringar.
- Datum för ägarförändringar och överföringar av aktier.
- Eventuella restriktioner eller avtal kopplade till aktierna.
För att sammanfatta
Som bolagsägare är det smart att investera i ordning och reda. Att upprätthålla en korrekt aktiebok är inte särskilt roligt, men konsekvenserna som kan uppstå av att inte göra det är desto tråkigare. Därför är det viktigt att se till att det blir rätt från början.
Kapclear är mer än bara en aktiebok!
Vi ser Kapclear som en investerarbok. I Kapclear kan bolaget administrera alla ägare och investerare i bolaget. Oavsett om de har preferensaktier, obligationer, andra värdepapper eller är faktiska aktieägare. Alla som har investerat i ett utgivet värdepapper kan finnas i den här digitala boken, vilket gör att du kan skapa ännu mer ordning och reda än i en vanlig aktiebok, där endast faktiska aktieägare finns. Vi ser det som en win-win för både bolagsägare, aktieägare, investerare och styrelseledamöter!
