Vad du ska tänka på inför årsstämman: En steg-för-steg guide för onoterade bolag

För de flesta aktiebolag börjar det bli dags att planera för den ordinarie bolagsstämman, eller årsstämman! Som VD eller styrelseledamot i ett onoterat bolag är det mycket att tänka på, vilket kan kännas tungt och tidskrävande. Men oroa dig inte, i den här artikeln går vi igenom vad du behöver förbereda inför årsstämman, så att mötet går smidigt och alla blir nöjda.

Årsstämman är bolagets högsta beslutande organ och ger aktieägarna en möjlighet att samlas åtminstone en gång om året för att rösta i flera viktiga frågor, men även ta del av styrelsen och ledningens planer.

För vissa bolag innebär den ordinarie bolagsstämman (årsstämman) en hel del administrativt förarbete, och för andra så går det lätt och smärtfritt. Men hur erfaret bolaget än är så är det viktigt att ha struktur och följa de lagar som finns. Inte minst för att alla aktieägare ska känna sig informerade och trygga med sitt ägande i bolaget.

Tider att hålla koll på

Till att börja med finns det vissa tidsramar du ska förhålla dig till.

• Årsstämman måste hållas inom de första 6 månaderna av räkenskapsåret, i praktiken hålls den oftast mellan mars-juni.
• Kallelsen måste skickas ut tidigast 6 veckor före och senast 4 veckor innan årsstämman. Man kan skicka senare, dock senast 2 veckor innan bolagsstämman. Detta måste vara inskrivet i bolagsordningen och ändringar kan bara ske genom bolagsstämmobeslut.
• Styrelsen ska ge ut redovisningshandlingar och en revisionsberättelse, eller kopior av dessa handlingar, så att aktieägarna kan läsa dem under minst två veckor innan årsstämman. Ofta är dessa klara redan när kallelsen skickas, alltså kan de skickas med som bilagor
• I kallelsen kan du gärna ange vilket som är det sista anmälningsdatumet för aktieägarna, du får då koll på intresset att delta och har tid att förbereda stämman på lämpligt sätt.

Att tänka på inför bolagsstämman

Efter att själva ha hållit i många bolagsstämmor, så vet vi vad man bör tänka på inför årsstämman. Det är så klart viktigt för dig att planera och ha koll på vad en årsstämma ska innehålla, dels för att du måste följa de lagar och regler som finns, men också så att ni ger ett gott intryck till aktieägarna och visar att det är ordning i bolaget. Det är styrelsen som kallar till bolagsstämman, men i praktiken är det VD som förbereder och sköter administrationen kring den.

1. Sätt en tidsplan

Ha ett möte med revisorn där ni sätter en tidsplan för färdigställande av bokslut, årsredovisning och revisionsberättelse, samt planerar in tid för en revisionsgenomgång med styrelsen innan årsstämman. Därefter kan ni bestämma datum för bolagsstämman och börja förbereda kallelsen.

2. Skriv en tydlig kallelse

Styrelsen ansvarar för att skriva och skicka en formell inbjudan som inkluderar:

• Datum, tid och plats för stämman.
• Dagordning där styrelsen tydligt anger de ärenden som ska behandlas. Ärendena ska numreras.
• Huruvida det går att vara med digitalt.
• Information om aktieägarnas rätt att delta och rösta.
• Relevanta dokument, som årsredovisningen och revisionsberättelsen, förslag på dagordning och eventuella extra punkter att gå igenom.

Säkerställ att alla aktieägare har tillgång till all information de behöver i förväg – så att alla kan bidra och känna sig delaktiga i diskussionerna.

Kom ihåg: Det är okej för aktieägare att lämna en fullmakt till ett ombud om man inte har möjlighet att delta på stämman själv.

3. Planera dagordningen

Kallelsen ska innehålla ett förslag till dagordning för bolagsstämman. Här ska styrelsen tydligt ange de ärenden som ska behandlas vid bolagsstämman. Ofta finns det fastställt i bolagsordningen vilka ärenden som minst ska behandlas vid ordinarie bolagsstämma. Vissa är dessutom reglerade i aktiebolagslagen.

Punkter som alltid ska beslutas om på årsmötet:

• Fastställelse av resultat- och balansräkningen efter att årsredovisningen lagts fram.
• Fördelning av vinst eller eventuell förlust enligt balansräkningen.
• Bevilja ansvarsfrihet för bolagets styrelseledamöter och VD.
• Val av styrelsemedlemmar och revisor – och beslut om deras arvode.
• Gå igenom eventuella övriga punkter som är obligatoriska enligt bolagets bolagsordning.
• Gå igenom eventuella punkter som tagits upp som förslag.

Aktieägare är mer eller mindre informerade och engagerade i bolag de äger. För att förbereda och underlätta besluten under bolagsstämman är det lämpligt att i en bilaga till kallelsen skriva styrelsens förslag till beslut (såsom utdelningsförslag, arvoden, val av styrelse, eventuella bemyndiganden)

Kom ihåg: Bolagsstämman ska hållas på den ort där styrelsen har sitt säte (hemvist enligt bolagsordningen) om inte annat står i bolagsordningen.

4. Ska kallelsen skickas via fysisk post?

Det står i bolagsordningen hur aktieägare ska kallas. Om det exempelvis står att kallese ska skickas via post eller e-mail så räcker det att skicka med e-mail.

Bolagsverket anger att:

Styrelsen ska skicka ut kallelsen med post om något av det här planeras:

• Stämman ska vara tidigare eller senare än vad som står i bolagsordningen.
• Aktieägarna ska besluta om ändringar i bolagsordningen som kräver högre majoritet än minst två tredjedelar av de avgivna rösterna och de aktier som är företrädda på stämman.
• Aktieägarna ska ta ställning till om företaget ska gå i likvidation.
• Aktieägarna ska granska likvidatorns slutredovisning.
• Aktieägarna ska ta ställning till om likvidationen ska upphöra.

Tips: Om bolagsordningen inte anger e-mail som kallelsesätt, passa på att besluta om det vid den kommande årsstämman.

5. Se till att aktieboken är uppdaterad

Vid bolagsstämman ska alla aktieägare kunna se uppdaterad information kring sitt aktieägande och det är bara de som är införda i aktieboken på dagen för bolagsstämman som har rätt att delta. Därför behöver du säkerställa att ni har ordning och reda i aktieboken. Här kan du med fördel använda en digital aktiebok som hjälper dig att hålla informationen uppdaterad och korrekt. Med hjälp av den korrekta aktieboken kommer det bli lätt att ta fram en förteckning av närvarande aktieägare, dvs en röstlängd med antal aktier och röster varje aktieägare företräder.

Några tips från Kaptena: 

• Börja förberedelserna inför årsstämman med att gå igenom bolagsordningen, eftersom den styr mycket av planeringen och genomförandet.
• Lägg till en punkt i dagordningen som heter något i stil med: “Anförande av verkställande direktören”. Det kan vara trevligt för aktieägarna att få höra direkt från VDn hur det går för företaget och hur man ser på framtiden.
• Lägg till en punkt som bemyndigar styrelsen att fatta beslut inom vissa gränser om emissioner under det kommande styrelseåret – Det kan förenkla arbetet då man slipper kalla till extra bolagsstämma för att genomföra en emission.
• Från 1 januari 2024 är det möjligt att hålla helt digitala bolagsstämmor. Det krävs dock att detta är infört i bolagsordningen. Om ni i framtiden vill ha denna möjlighet så passa på att besluta om det vid kommande årsstämma.

Det vi har gått igenom i den här artikeln ser något annorlunda ut för avstämningsbolag, eftersom de har andra regler de behöver förhålla sig till enligt aktiebolagslagen. Så var noggrann att läsa på om du driver ett avstämningsbolag.

Digitalt hjälpmedel inför din årsstämma 

Ett populärt verktyg för att hålla ordning och reda är Kapclear. En smart, digital aktiebok där du enkelt, trygg och effektivt kan administrera dina bolags värdepapper och ge ett positivt intryck till bolagets investerare. Du säkerställer att alla parter har samma dagsfärska information – varje dag.  Läs mer om Kapclear här.

Kostnadsfria mallar inför årsstämman

Förbered dig maximalt – ladda ner våra mallar för både kallelse och protokoll för årsstämman HÄR. Ange bara din mailadress så skickar vi mallarna till din mail!