Ett av de vanligaste verktygen hos företag som vill administrera sina aktier är gamla hederliga Microsoft Excel. Även om det må vara en enkel lösning som funnits på marknaden länge, så finns det många nackdelar med det som inte alltid är uppenbara.
Microsoft Excel har länge varit kungen av verktyg för digital administration, men i och med den digitala utvecklingen skapas det hela tiden nya verktyg som vill åt tronen. I takt med att företag växer och aktiestrukturerna blir mer komplexa, blir begränsningarna i Excel allt tydligare. Då gäller det att vara öppen för bättre alternativ för att inte fastna i ineffektiva metoder.
Ett populärt alternativ till Excel är att använda en dedikerad digital aktiebok som automatiserar aktiehanterandet och gör det lätt för alla parter att få en översikt över sitt aktieägande.
Vad är problemet med Excel?
Excels stora fördel är att verktyget kom tidigt. Ända sen 90-talet har det varit förstahandsvalet så fort man ska hantera stora mängder av data eller organisera siffror. Därför har det skapats stora mängder guider och mallar som gör det lätt att skräddarsy sin Excel-upplevelse.
Men i längden går det åt mycket tid till att modifiera, justera och bygga om de stora, egenskapade Exceldokumenten. Studier har visat att över 80% av Exceldokument innehåller fel, vilket kan leda till förödande konsekvenser när du ska administrera aktieägande för flera investerare.
5 risker med Excel
Fortfarande inte övertygad? Låt oss gräva djupare i 5 anledningar till varför Excel inte borde vara ditt förstahandsval vid aktiehantering.
1. Skalbarhet
Excel är utformat för enklare uppgifter och blir snabbt otympligt när antalet aktieägare och transaktioner ökar. Om du hanterar komplexa aktiestrukturer, vill spåra historik och generera rapporter, så kan det bli svårt i Excel där det finns risk för fel och tidsbrist. Dedikerade aktiehanteringslösningar, som till exempel en digital aktiebok, är skalbara och kan hantera stora datamängder smidigt, vilket gör att de passar perfekt för växande företag.
2. Säkerhet
När du hanterar så mycket aktieinformation från olika investerare kan det vara känsligt, och informationen bör hanteras med omsorg. Excel saknar flera vanliga säkerhetsfunktioner vilket gör det sårbart för dataintrång och oavsiktliga fel. Majoriteten av moderna lösningar prioriterar säkerhet, och har smarta funktioner som skyddar aktieägarinformation och garanterar att fel personer inte kan komma åt datan.
3. Automatisering
Att manuellt hantera aktieinformation i Excel är en tidskrävande och rent ut sagt tråkig process. Inmatningsfel, bristande spårbarhet och låg nivå av automatisering kan dessutom leda till ineffektivitet och kostsamma misstag. Jämför du Excel med andra lösningar så ser du stor skillnad. Digitala aktieböcker kan automatisera många uppgifter, som transaktioner, rapportering och aviseringar. Resultatet? Du kan lägga mer tid och resurser på aktiviteter som växer bolaget istället.
4. Kommunikation
Att dela ett Exceldokument är varken särskilt smidigt eller proffsigt. Dokumentet kan se olika ut beroende på programversioner eller browser, och det ser sällan organiserat ut vid en första anblick. Om du istället delar en dedikerad lösning för just aktiehantering med dina aktieägare så ger du ett proffsigare, mer strukturerat intryck. Dessutom är det många gånger lättare att navigera och få en överblick i en “riktig” digital aktiebok jämfört med ett Exceldokument.
5. Inaktuell data
I takt med att företaget växer behöver aktieägandet i bolaget uppdateras allt oftare, speciellt vid nyemissioner eller liknande. Med Excel uppdateras ingenting automatiskt, utan du behöver både komma ihåg att uppdatera siffrorna, och avsätta tid att faktiskt göra det. En smartare väg är att använda en digital aktiebok, skapad för just detta. Där hämtas datan automatiskt och informationen är alltid uppdaterad. Så dina investerare kan luta sig tillbaka och lita på att informationen de får är korrekt och aktuell.
Sammanfattningsvis – medan Excel kan vara användbart för enklare uppgifter, är det inte optimalt för aktiehantering. Där är istället dedikerade aktiehanteringslösningar, som Kapclear, perfekta för företag som vill förenkla sin aktiehantering, snabbt anpassa sig när företaget växer, minimera risker för fel och skapa ett proffsigt intryck.
