Trött på att ordna fysiska bolagsstämmor? Då kan det vara dags att börja med digitala stämmor. Här tipsar Kaptena om vad du ska tänka på.
Den 1 januari 2024 blev det möjligt att hålla helt digitala bolagsstämmor. En digital bolagsstämma innebär att ingen fysiskt närvarar i en gemensam lokal. Allt sker digitalt – från diskussioner till röstning. Men för att få hålla en digital bolagsstämma så måste det stå i bolagsordningen. Det kan exempelvis stå att bolaget ”ska” hålla digitala stämmor eller att bolaget ”får” göra det under vissa förutsättningar.
Skilj mellan digitala bolagsstämmor och hybridstämmor
Vid en hybridstämma finns en fysisk plats där vissa deltar, medan andra ansluter digitalt. En hybridstämma kräver ingen särskild bestämmelse i bolagsordningen, till skillnad från en helt digital stämma. En hybridstämma kan, till skillnad mot en digital stämma, hållas utan att det står i bolagsordningen.
En digital bolagsstämma ställer krav på teknik och organisation.
Tänk på nedan:
- Identitet och rösträkning: Systemet måste säkerställa att röster räknas korrekt och att endast behöriga deltar.
- Tillgänglighet: Alla aktieägare ska ha rimlig möjlighet att delta och utöva sina rättigheter.
- Kallelsen: Kallelsen måste tydligt ange hur aktieägarna ansluter sig och deltar. Det räcker inte att bara länka till en hemsida för mer information.
- Protokollföring: Ordföranden ska föra protokoll, precis som vid en fysisk stämma, men i stället för att ange ort ska det framgå att stämman hölls digitalt.
Digitala bolagsstämmor är ett stort steg framåt, särskilt för bolag med spridda aktieägare. Rätt organiserat kan det spara tid och pengar – men det kräver att tekniken fungerar och att alla vet hur de ska delta. För den som planerar att införa digitala bolagsstämmor i sitt bolag är det dags att se över bolagsordningen redan nu.
